Selasa, 27 November 2012

SIDANG, RAPAT dan DISKUSI



TEKNIK PERSIDANGAN ORGANISASI

1.    DASAR PEMIKIRAN
Permusyawaratan dalam KONGRES/MUSWIL/MUSIM/RAKER membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan. Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

JENIS-JENIS PERSIDANGAN 
1)Sidang Pleno
a.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
d.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan.
2)SIDANG PARIPURNA
a.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3)SIDANG KOMISI
a.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

ATURAN PERSONALIA SIDANG

1.Peserta
Hak peserta:
a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

 2.Peninjau
Hak Peninjau:
-.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

3.Presidium Sidang
a.Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
b.Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
c.Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan

ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :
1kali ketukan:
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan siding
b.Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidangpoin perpoin (keputusan sementara)
c.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidakgaduh.
d.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yangwaktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidakperlu meninggalkan tempat sidang.
e.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yangdianggap keliru.

2kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sembahyang, makan.
Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

3kali ketukan :
a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final/akhir hasil sidang.

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
1.Membuka sidang
Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka.  tok««.tok««.tok
2.Menutup sidang
Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup. Tok««..tok««..tok
3. Mengalihkan pimpinan sidang
Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya… tok.
4.Mengambil alih pimpinan sidang
Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ,,,tok
5. Menskorsing sidang
Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit,,, tok«««.tok.
6.Mencabut skorsing
Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan,,, tok««.tok
7.Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok«««. Peserta sidang harap tenang !´

SYARAT PRESIDIUM DIDANG
a.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
b.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
c.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
d.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

SIKAP PRESIDIUM SIDANG
a.Simpatik, menarik, tegas dandisiplin
b.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
c.Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta.

QUORUM DAN PENGAMBILANKEPUTUSAN
1.Persidangan dinyatakan syah/quorum apabiladihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n +1 daripeserta yang terdaftar pada Panitia (OC)
2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ +1) dari peserta yang hadir di persidangan
3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang

INTERUPSI
Interupsi:
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

Macam macam interupsi antara lain:
1.Interuption of order,
Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Mis: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.
2.Interruption of information,
Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta siding termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (mis: informasi atau data tentang topik yang dibahas), Ataupun eksternal (mis: situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
3.Interruption of clarification,
Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta siding lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
4.Interruption of explanation,
Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita
5. Interruption of personal,
Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

PELAKSANAAN INTERUPSI
1.Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang
2. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan
3.Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang

TATA TERTIB
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universaldimasyarakat.

SANKSI-SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta.

TEKNIK RAPAT

Pengertian
Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertianyang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. Sedangkan dalam pengertian yang lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Jenis-jenis rapat:
1.Rapat Anggota
2.Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb).
3.Diskusi.

Fungsi Rapat
1.Penyampaian informasi
2.Pemecahan masalah
3.Mengidentifikasi masalah.
4.Menentukan alternatif.
5.Menguji alternatif.
6.Rapat implementasi.
PROSEDURPENYELENGGARAAN RAPAT
1.Persiapan
a.Menyiapkan rencana.
b.Menyiapkan agenda rapat.
c.Menyiapkan kertas kerja.
d.Menyiapkan pembicara/peserta.
e.waktu.
f.Pengambilan keputusan.
g.Penutupan rapat.

2.Pelaporan dan Evaluasi
a.Pelaporan
-Jelas, lengkap dan singkat.
-Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.
-Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan, keputusan.
b.Evaluasi
-Dilakukan bersama panitia/pengurus.
-Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil.

Yang berperan dalam Rapat
1.Pemimpin Rapat.
2.Peserta Rapat.
3.Undangan dan narasumber.
4.Materi/bahan rapat.
5.Tata ruang dan tempat duduk.

PERSYARATAN PEMIMPINRAPAT
1.Memiliki sikap, tingkah laku, karakter,dan penampilan yang baik.
2.Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.
3.Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.
4.Pandai menerapkan gaya kepemimpinan

Upaya mensukseskan Rapat
1.Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.
2.Pemimpin Rapat harus :
a.Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang.
b.Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen
c.Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara/mengemukakan pendapat
3.Hal-hal lain yang perlu :
a.Peserta rapat jangan berdebat tentanghal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat.
b.Hindarkan adanya gangguan dari luar.
c.Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.
d.Rapat jangan buru-buru selesai dan juga terlalu lama.
Indikator Rapat yang berhasil
1.Semua undangan/peserta hadir.
2.Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.
3.Peserta aktif dan banyak masukan.
4.Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.
5.Sasaran yang direncanakan tercapai.
6.Keputusan rapat dapat dilaksanakan.

TEKNIK DISKUSI

Pengertian Diskusi
Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.

Manfaat Diskusi
1.Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk mengadakan komunikasi dan konsultasi
2.Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalam wacana/pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.

Pola-Pola Diskusi
1. Prasaran
A.Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara dengan prasarana tertulis (makalah, kertas kerja).
B.Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah / pembahas).
C.Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.
2. Ceramah
a.Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok.
b.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih teliti.
3.Diskusi Panel
A.Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau masalah dari segi tertentu.
B.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta penjelasan dari panelis.
4. Brainstorming
A.Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan.
B.Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.
C.Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangka pembicaraan dan pembahasan lebih lanjut.

Persyaratan Diskusi
1.Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :
a.Tata tertib tidak ketat.
b.Setiap orang diberi kesempatan berbicara
c.Kesediaan untuk berkompromi.
2.Bagi peserta diskusi :
a.Pengertian yang menyeluruh tentang pokokpembicaraan.
b.Sanggup berpikir bebas dan lugas.
c.Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.
d.Mau menerima pendapat orang lain yang benar.
e.Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapatlain
3.Bagi pemimpin diskusi :
a.Sikap hati-hati, cerdas, tanggap.
b.Pandai menyimpulkan.
c.Sikap tidak memihak.
===================================================



Tidak ada komentar:

Poskan Komentar